Remporter un appel d’offre

Avec une dépense annuelle de plus de 200 milliards d’euros, les marchés publics représentent une manne de croissance incontournable pour les entreprises. Aussi faut-il faire preuve d’organisation et de préparation pour décrocher un appel d’offre.

Identifier les offres au plus tôt

Le temps est votre allié : il vous permettra de soigner votre dossier de candidature. Restez donc à l’affût de la moindre opportunité !

Les plateformes d’appels d’offres

Les organismes publics doivent publier les appels d’offres de plus de 90 000 euros au Bulletin officiel des annonces et de marchés publics (BOAMP) : ce sera donc la première source à consulter.

Des plateformes privées répertorient les annonces passées dans la presse, les sites de collectivités et le BOAMP pour vous permettre d’accéder à un plus large choix de marchés publics. On peut citer Francemarches.com, Doubletrade.com ou encore Vecteurplus.com. Ces portails ont l’avantage de proposer un service d’alerte par e-mail. Il vous suffit de préciser vos critères de recherche – secteur géographique, secteur d’activité, type de produits ou services, montant du marché – pour recevoir instantanément les appels d’offres susceptibles de vous intéresser.

Le réseau

On parle toujours de l’importance du réseau pour développer une entreprise, et le secteur public n’échappe pas à la règle.

Vous êtes particulièrement intéressé par les appels d’offres d’une ville, d’un département, d’une région ou de structures spécifiques ? Contactez le service des marchés, présentez-vous, posez des questions, mettez en avant vos atouts (qualité, délai, budget), envoyez une plaquette de votre entreprise… En somme, faites-vous connaître dans le but d’être identifié comme fournisseur ou prestataire potentiel pour les consultations futures (et notamment pour les marchés de moins de 25 000 euros qui ne nécessitent ni procédure, ni publicité).

Soigner son approche commerciale et sa proposition

Bien cerner les besoins des acheteurs

Prenez directement contact avec les décideurs pour mieux cerner leur besoin et leurs attentes. Si vous n’avez pas encore eu l’occasion, c’est le moment opportun pour vous présenter et instaurer un climat de confiance. Ce pourrait être un atout lors du choix final !

Quoi qu’il en soit, connaître précisément la demande, son périmètre, les principaux critères de choix, peut-être même des indications budgétaires (dans le cas de marchés renouvelés périodiquement par exemple) vous permettront de vous y ajuster au mieux et ainsi gagner des points.

Soigner le dossier de candidature

Votre cahier des charges doit être personnalisé en fonction des attentes de l’acheteur. Un dossier complet accompagné d’une réponse claire et bien structurée est indispensable pour vous positionner. La mise en forme compte également : un format type PowerPoint, avec des couleurs et des visuels, sera plus agréable à lire qu’un simple document de texte (et plus mémorable surtout !).

Pour mettre toutes les chances de votre côté : démarquez-vous ! Valorisez la préservation de l’environnement, l’insertion sociale, l’impact sur l’économie locale, tout ce qui a trait au développement durable et responsable et dont vous pouvez vous targuer. Pour cela, il y a le SPASER (schéma de promotion des achats publics socialement et écologiquement responsables).

Un autre argument qui pourrait jouer en votre faveur : assurez le suivi de la prestation pour rassurer l’acheteur en amont.

Vous pouvez également nouer des partenariats avec d’autres entreprises pour répondre en groupement. Une réponse groupée – où les ressources, les moyens et les savoir-faire sont mutualisés – renforce le poids d’une candidature et permet de mieux gagner la confiance des décideurs.

Garder le contact

Montrez-vous proactif ! Appelez l’acheteur quelques jours après avoir déposé votre dossier pour vérifier que votre candidature a bien été reçue et recueillir ses premières impressions. Vous pouvez proposer de répondre à ses questions et de présenter rapidement votre offre. Même en cas de refus, vous mettez en avant votre motivation et rassurez votre interlocuteur.

Préparer l’oral et la phase de négociation

Renseignez-vous préalablement sur les conditions de la soutenance orale : date, ordre de passage, durée, conditions matérielles… Vous pourrez ainsi préparer et répéter votre présentation pour être parfaitement préparé.
Essayez également de récolter un maximum d’informations sur les membres du jury si possible, pour vous y adapter au mieux. Si vous savez que plus de 5 jurés seront présents par exemple, il serait judicieux de composer une équipe plutôt que de répondre seul, pour donner plus de poids à votre soutenance.

Préparez votre support de présentation (brochure, PowerPoint), en anticipant tout éventuel problème informatique. Des supports papier complémentaires sont toujours appréciés.

Seul ou en groupe, il vous faut impérativement maîtriser l’oral, quitte à envisager une formation à la prise de parole en public (gestion du stress, posture, gestuelle, ton, comportement en questions/réponses, etc.). Vous devrez en effet vous montrer confiant et rassurant.

Enfin, une soutenance se conclut souvent par une phase de négociation, qu’il faut bien anticiper. Fixez une limite, calculez bien les implications d’une négociation, mais acceptez un léger compromis avec les acheteurs pour satisfaire au critère budget et montrer une fois encore votre motivation, tout en faisant preuve d’adaptabilité.

Analyser les résultats

Que l’appel d’offre se soit conclu positivement ou négativement, demandez des explications sur les résultats de votre candidature. Vous pourrez ainsi les analyser et dresser un bilan de vos points forts et de vos axes d’amélioration possibles. Peut-être n’êtes-vous pas assez à l’aise à l’oral ? Une formation peut y remédier. Votre devis était trop élevé ? Renseignez-vous sur les tarifs des autres candidats pour vous y ajuster.
Une telle démarche vous permettra de vous améliorer et d’augmenter vos chances de remporter les futurs appels d’offres.

En somme : mettez en place un système de veille, rapprochez-vous des acheteurs, préparez une réponse claire, efficace et différenciée, maîtrisez votre présentation orale et cherchez toujours à vous améliorer pour gagner un maximum d’appels d’offres et pérenniser votre entreprise.

Pour aller plus loin :
– « Guide pratique pour remporter des marchés publics » (France Marchés)
– « Guide pour gagner des marchés publics en France » (RCP Alsace)