Pourquoi faire appel à une assistance administrative ?

Pour faire des économies, bon nombre d’entreprises préfèrent prendre en charge l’exhaustivité de leurs tâches quotidiennes et éviter ainsi d’embaucher. Pourtant, c’est une mentalité qui peut vite entraver au développement des activités de l’entreprise. Et pour permettre l’accroissement du chiffre d’affaires de l’entreprise, le renforcement de la notoriété de cette dernière ou encore pour assurer sa pérennité, le recours à une assistance administrative est vivement recommandé.

Qu’est-ce qu’une assistante administrative ?

On peut dire qu’il s’agit d’une femme ou d’un homme qui travaille sur le site ou à distance. Son rôle est de gérer le support administratif et/ou commercial pour le compte d’un client ou d’une entité.

Dans un sens plus élargi, on peut également parler de sous-traitance ou d’externalisation. C’est une stratégie qui consiste à déléguer à un prestataire externe des tâches qui peuvent être réalisées en interne par un employé salarié au sein de l’entreprise.

En principe, les services d’une assistante administrative ou de l’assistante freelance répondent principalement aux attentes des entreprises, des professions libérales, des artisans et des commerçants en quête de solutions pour se consacrer au cœur de leur métier.

Comme c’est un métier qui est très large, sachez qu’il existe des assistantes indépendantes, qui accompagnent les particuliers dans leurs démarches administratives. Et ce, pour n’importe quelle démarche au sein de vos ménages.

Que gagner de la collaboration avec une assistance administrative ?

Pour votre assistance administrative, ces professionnels peuvent tenir le rôle de votre assistante personnelle pour la gestion de vos documents, de leurs classements ou de la préparation des éléments utiles pour le travail de votre expert-comptable.

L’assistante administrative pourra également endosser la responsabilité d’assistante de direction via le traitement des appels et la gestion de l’agenda du directeur. Si vous avez un processus de comptabilité qui est tenu en interne, l’assistante administrative pourra aussi être votre assistante comptable.

Dans ce sens, elle assurera les taches de suivi, de saisie comptable, mais aussi de rapprochement bancaire. Après, vous pouvez aussi compter sur les assistantes commerciales. Elles se chargeront alors de la relance des devis et de la gestion de la relation-client.

Elles peuvent également traiter l’administration des ventes. Vous pouvez aussi leur demander de gérer les opérations de communication et les campagnes mailing. Sinon, si vous engagez des secrétaires polyvalentes et leur confier les trois missions d’assistante administrative, d’assistante comptable et d’assistante commerciale en même temps.

Certaines assistantes administratives peuvent travailler à distance. Dans ce sens, vous n’aurez en aucun cas à modifier votre structure, vos habitudes ou encore votre mode de fonctionnement.

Vous pourrez détailler toutes vos requêtes tout en restant dans votre bureau. Vous avez juste à convenir ensemble un délai pour recevoir vos projets, par les moyens de votre choix comme le courrier, la boîte de dépôt sécurisé ou encore par mail.

Une assistance administrative pour gagner du temps

En tant que chef d’entreprise, vous devez en principe vous occuper des différentes taches au quotidien. Ce qui fait de vous le travailleur le plus occupé de l’entreprise. Même si vous disposez de solides compétences en gestion, en comptabilité ou en marketing, le temps pourra vous manquer si vous devez tout faire vous-même.

En léguant les tâches moins importantes à l’assistante administrative, vous pourrez vous occuper d’autres tâches essentielles pour votre entreprise.

Ce professionnel sera en charge du tri, du rangement et de la mise en place d’un fonctionnement plus pertinent. Ce qui vous aidera à gagner du temps dans le suivi de vos affaires et aura un impact sur vos revenus et votre chiffre d’affaires.