Le processus achats : des axes d’amélioration

Les processus achats représentent une opportunité pour les entreprises de booster leur croissance. Une fonction achat performante est un gage d’efficacité, de gain de temps et d’économies. Encore faut-il savoir comment rendre ces processus plus efficaces. Voici quelques pistes pour améliorer les processus achats de façon durable.

Améliorer la fonction achats grâce au digital

On appelle processus achats l’ensemble des opérations liées à l’approvisionnement, depuis l’identification interne du besoin de l’acheteur jusqu’à la livraison par le fournisseur. Tout cet enchaînement se compose de plusieurs tâches et interactions diverses, depuis l’élaboration d’un cahier des charges à la rédaction du contrat, en passant par la phase de sourcing, l’envoi du bon de commande ou encore la facturation. Toutes ces étapes requièrent du temps et de la main-d’œuvre, et coûtent de l’argent à l’entreprise.

Optimiser ses processus achats passe par l’adoption de solutions digitales, beaucoup moins chronophages et énergivores que les opérations manuelles. Implémenter une solution d’e-procurement auprès des acheteurs fait notamment partie des axes d’amélioration incontournables pour un service achat. L’automatisation de certaines tâches, la centralisation des données, une plus grande visibilité sur les dépenses, la réduction des coûts administratifs, la diminution du risque fournisseur, etc. : voici les avantages des outils digitaux sont nombreux et conséquents. En rendant ainsi ses processus achats plus performants, l’entreprise gagne en efficacité opérationnelle, fait des économies et peut dégager davantage de temps et de budget sur ses tâches les plus stratégiques.

Venir à bout de l’organisation en silos pour optimiser ses processus achats

L’un des obstacles majeurs à l’efficacité des processus achats repose sur l’organisation générale de l’entreprise. De nombreuses firmes suivent malheureusement une organisation segmentée, dite « en silos ». Cette expression imagée illustre un cloisonnement excessif entre les services qui travaillent chacun de leur côté, avec leurs propres protocoles et outils, sans communiquer avec les autres départements. L’organisation en silos freine de nombreuses choses dans l’entreprise et notamment la pertinence des processus achats. Pour être vecteurs de croissance, ces processus nécessitent en effet une certaine synergie de la part des services concernés. Un manque de communication fait manquer des opportunités autant qu’il génère des coûts inutiles.

La rationalisation des fournisseurs est par exemple un levier important pour optimiser son approvisionnement. Sans la collaboration des services sur cet aspect, il est difficile d’aboutir à une liste de fournisseurs restreinte et fixe auprès de laquelle s’approvisionner.

Connecter les départements ventes, achats, finances et autres au sein de l’entreprise représente un premier axe d’amélioration à envisager pour optimiser les processus achats. Cette ouverture permettra aussi la mise en commun des outils utilisés, aboutissant à des processus plus fluides et plus performants. Le partage des données sera également favorisé par une meilleure communication entre les services, menant à de meilleurs résultats globaux. Pouvoir recueillir des données communes et les analyser permet en effet d’obtenir une meilleure visibilité, de détecter les coûts cachés et de mieux anticiper les risques.

Vous l’aurez compris : piloter les processus achats de façon collective est indispensable à leur efficacité. Pour cela, il est nécessaire de réduire les frontières entre les collaborateurs, les outils et les données. Cette nouvelle organisation demande l’implication de tous et, si elle est bien menée, aboutit à de meilleures performances globales pour l’entreprise.