Gérer vos emails au retour de vos vacances

Lors de vos vacances estivales, qu’il s’agisse de 2, 3, voire de 4 semaines, il est fort probable que des dizaines ou des centaines de mails vous ont été envoyés pendant votre absence. A ce titre, à votre retour, il peut s’agir d’un véritable casse-tête de les trier puis d’y répondre, un à un. Retrouvez ci-dessous une méthodologie pour éviter de devenir fou alors que votre tête sera sans doute encore en vacances.

Les prérogatives avant et pendant vos vacances

Il est important, avant le grand départ, de réaliser quelques opérations afin de ne pas être submergé à votre retour. Avant de partir, il est recommandé de mettre en place un message général d’absence afin de notifier à vos destinataires qu’ils ne recevront pas de réponses avant une date donnée. Vous limiterez ainsi un nombre substantiel de relances.

Aussi, si vous en avez l’opportunité, pensez à vous désabonner de vos lettres d’information habituelles. En effet, il pourrait y en avoir tellement à votre retour que vous ne les lirez même pas. Pour vous réinscrire rapidement, enregistrez les liens de souscription dans vos favoris, en un clic, vous serez de nouveau informé sur les sujets qui vous intéressent.

Pendant vos vacances, même s’il est toujours difficile de couper totalement, la meilleure alternative est de déléguer l’utilisation de votre boite email à une personne en qui vous avez une grande confiance. Cette dernière se chargera de répondre aux messages importants notamment. Les vacances sont faites pour se déconnecter totalement.

Les actions à mener à votre retour

A votre retour, l’objectif lors d’une première lecture en diagonale de vos emails est de déterminer ceux qui nécessitent une réponse immédiate et ceux qui sont secondaires. Ainsi, vous gérerez les priorités les unes après les autres sans paraitre submerger. N’oubliez pas de classer ou de supprimer tous les emails auxquels vous avez répondus, ainsi vous vous repérerez plus facilement.

Comme alternative méthodologique, vous pouvez aussi, en premier lieu, supprimer tous les messages qui vous paraissent pas du tout importants (cela va déjà nettoyé une bonne partie de vos emails), puis de supprimer ou classer ceux lus afin de vous ayez l’information, puis de répondre aux messages qui nécessitent une réponse. Vous verrez déjà beaucoup plus clair après une petite heure de traitement.

Les bonnes pratiques pour toute l’année

Au fil de l’année, sans une méthode précise, il est possible que la consultation des emails vous prenne beaucoup (trop) de temps. A ce titre, consacrez une partie fixe de votre journée (souvent le matin) afin de prendre le temps de les lire et d’y répondre (maximum 1 heure). En plus d’un classement systématique, vous gagnerez du temps pour retrouver les informations notamment.

Egalement, concernant les spams et autres messages non-sollicités (89 % des mails reçus dans le monde), supprimez-les dès réception afin qu’ils n’encombrent pas la vision de votre boite email.Enfin, pensez à vider le contenu de votre « Inbox » régulièrement, et, de réaliser une sauvegarde de vos données, car en cas de problème sur votre ordinateur, vous pourriez perdre tous vos messages électroniques.

Bon retour.