La dématérialisation des appels d’offres existe depuis plusieurs années déjà et gagne progressivement du terrain. Si la transmission des cahiers des charges et autres cahier des clauses particulières par voie électronique est désormais monnaie courante chez les acheteurs publics, beaucoup de PME restent cependant frileuses dans la réalisation et la transmission électronique de leurs dossiers de candidature et de leurs réponses.
La dématérialisation peine à s’installer…
La dématérialisation s’installe progressivement. En janvier 2012, le gouvernement a voulu accélérer le mouvement en rendant obligatoire la réception des plis de façon dématérialisée pour tous les marchés dont le montant dépasse 90 000 euros HT.
Toutefois de nombreuses entreprises vivent encore ce changement comme une contrainte et continuent de répondre aux appels d’offres sur format papier. Plusieurs raisons peuvent être avancées :
– L’adaptation des outils : la réponse dématérialisée demande une adaptation de la part des entreprises habituées à répondre sous format papier. Les supports doivent tous être remaniés pour coïncider aux standards imposés, notamment aux normes de poids maximal accepté par les plateformes de réponses.
– La réorganisation interne : il faut généralement aussi revoir l’organisation interne, la collecte des informations et la façon de rédiger le dossier de réponses.
– Le poids de l’habitude : le frein le plus important reste certainement le poids de l’habitude et la difficulté à faire changer une routine en place depuis des années.
Une réalité que le gouvernement Français et l’Union Européenne sont déterminés à faire changer car les avantages de la dématérialisation sont certains.
… Malgré des avantages certains
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux.
Pour commencer l’envoi de la réponse est tracé et sécurisé. La réponse électronique assure une garantie de transmission de l’offre, l’entreprise reçoit un accusé de réception électronique dans les heures voire les minutes qui suivent l’envoi. Cependant il reste préférable de ne pas attendre la dernière minute pour envoyer son dossier au risque d’être soumis aux aléas liés aux télécommunications et la disponibilité du serveur sur lequel déposer le dossier.
La réorganisation engagée par l’entreprise pour s’adapter à la dématérialisation a souvent un impact très positif sur l’efficacité dans la manière de travailler et de gérer les dossiers. Par ailleurs les économies d’impression, de postage et de logistique administrative s’avèrent vite non négligeables.
Du point de vue du pouvoir adjudicateur, la dématérialisation permet également un gain de temps important, le traitement informatique étant plus rapide que le traitement manuel et la traçabilité des échanges plus simple.
Pourtant, en moyenne seulement 50% des réponses aux marchés à procédure adaptée sont dématérialisées ; une situation qui risque de changer prochainement.
Vers une obligation de dématérialisation
Pour inciter les entreprises à franchir le cap de la dématérialisation, le gouvernement et l’Union Européenne choisissent de la rendre obligatoire.
Ainsi, depuis le 1er Janvier 2014, l’UGAP (Union des Groupements d’Achat Public), acteur majeur des achats publics géré par le Ministère de l’Economie et celui de l’Education Nationale, impose aux entreprises de répondre par voie électronique. Actuellement, la centrale reçoit entre 8% et 9% de réponses électroniques contre plus de 90% de réponses papiers. Une double réponse devenue trop lourde à gérer, d’où cette décision radicale (cf. L’Ugap imposera le 100% dématérialisé en 2014).
De son côté, l’Union Européenne prévoit également de rendre obligatoire les réponses aux marchés passés par les centrales d’achats, et ce, en 2014. Des décisions qui devraient pousser bon nombre de sociétés à franchir le cap.
Pour en savoir plus, consultez :
– Les seuils des marchés publics sur France Marchés
– le sujet de Muriel Cahen sur la dématérialisation des contrats de la commande publique
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